Als Selbstständige und Freelancer jonglieren wir tagtäglich viele Aufgaben: von administrativen Kleinigkeiten über die einzelnen Schritte mehrerer Kundenprojekte bis hin zu eigenen Projekten und Marketing.

 

Um bei diesem Management weder den Verstand noch unnötig Zeit und Kreativität zu verlieren, braucht es einen persönlichen, gut funktionierenden Workflow und ein passendes Tool. Und da kommen viele ins Stolpern, denn: Welches ist das Richtige?

 

Ich habe schon verschiedene ausprobiert: Wunderlist, Trello, den Apple-Kalender, eine eigens entworfene Excel-Tabelle, analoge Listen, … – keine dieser Möglichkeiten hat mich wirklich glücklich gemacht.

 

Meine Anforderungen an ein Management-Tool:

  • Kalenderfunktion
  • Aufgaben abhaken
  • Aufgaben verschieben
  • Übersichtlichkeit
  • Notizen
  • am Laptop und unterwegs am Handy nutzen

 

Irgendwann versuchte ich es mit Asana… und endlich ist der Funke übergesprungen! Asana bietet alles, wonach ich gesucht habe.

Anfangs nutzte ich Asana nur für meine To Dos, mittlerweile verwende ich es sogar als Redaktionsplan für Blog, Newsletter und Social Media (Instagram und Facebook).

 

Zugegeben, wie bei jedem Tool, musste ich mich erst einmal reinfitzen, bis ich es effektiv und umfangreich anwenden konnte. Deswegen mag ich dir hier gerne einen kleinen Einblick geben, wie ich Asana anwende.

 

 

Wie ich Asana für meine Selbstständigkeit nutze

Du kannst Asana auf Deutsch und kostenlos nutzen.

 

Das Schöne an Asana ist außerdem, dass wir es einzigartig gestalten und einsetzen können. Es gibt viele Features, die ich nicht benutze, die für dich vielleicht wichtig sind. Dazu zählen beispielsweise Kommentare, Bilder hochladen, Dokumente via GoogleDrive verlinken oder Aufgaben an Teammitglieder teilen.

Ich möchte dir in diesem Blogartikel zeigen, wie ich Asana für mich persönlich nutze und hoffentlich kannst du dir daraus einige Ideen und Tipps mitnehmen. Für die Darstellung verwende ich hauptsächlich fiktive Beispiele.

 

 

1. Kategorien: die einzelnen Bereiche von hearts and habits

 

In Asana kannst du pro Team mehrere Projekte anlegen.

 

Also habe ich mir im ersten Schritt überlegt, welche Aufgaben es in meinem Business gibt und wie ich sie in sinnvolle Projekte bzw. Kategorien zusammenfassen kann.

 

Meine Projekte/ Kategorien:

  • hearts and habits (administrative Aufgaben)
  • Kundenaufträge
  • Kundenaufträge – fertig
  • Blog & Newsletter
  • Vanessa (private Termine)

 

Um diese Projekte bzw. Kategorien besser und hübscher auseinander halten zu können, habe ich sie mit Farben hinterlegt.

 

 

 

2. Aufgaben: Kundenaufträge und Administratives mit einzelnen Schritten managen

 

In den einzelnen Projekten kannst du nun Aufgaben ablegen. Dafür stehen dir zwei Ansichten zur Verfügung: Boards und Listen. Ich habe mich für Listen entschieden, weil ich so die Unteraufgaben besser sehen kann.

 

Dich interessiert sicher am meisten, wie ich Kundenaufträge organisiere, oder?

 

In mein Projekt/ meine Kategorie „Kundenaufträge“ habe ich alle Aufträge einzeln als Aufgaben abgelegt.

 

Diesen Aufgaben habe ich ein Fälligkeitsdatum zugeordnet. Das ist die jeweilige Deadline.

 

 

Im Bild siehst du die Bezeichnungen „Kundenprojekt 1“, „Kundenprojekt 2“ usw. Normalerweise habe ich da natürlich die Namen meiner Auftraggeber stehen.

 

Zu jedem Kundenprojekt lege ich Unteraufgaben an. Diese Unteraufgaben entsprechen meinem Workflow bei Kundenaufträgen. Du kannst sie dir oder einer anderen Person zuweisen und mit einem Fälligkeitsdatum versehen.

 

Beispiel – mein Workflow für Website-Aufträge („Unteraufgaben“):

  • Hallo
  • Anzahlung Rechnung
  • Anzahlung eingegangen
  • Gemeinsamen Ordner erstellen
  • Fragebogen & Infos eingegangen
  • Reindenken & reinfühlen
  • (Gespräch)
  • Text: Startseite
  • Text: Über mich Seite
  • Text: Leistungen
  • Text: Kontakt
  • Goodie
  • Entwürfe abgeben
  • Feedback Session mit Kunde
  • (Änderungen einarbeiten)
  • Restbetrag Rechnung
  • Restbetrag eingegangen
  • Tschüssi/ Bis bald

 

 

Da sich diese Workflows wiederholen, kopiere ich mir beim Anlegen eines neuen Auftrages einen alten Auftrag einfach. Ich glaube, in der Premium-Version von Asana kannst du dir auch Templates anlegen.

 

 

Um bei den einzelnen Aufträgen eine Übersicht zu behalten, teile ich sie mir in monatliche Abschnitte ein.

Ein bisschen tricky: Der Button für „Abschnitt hinzufügen“ ist neben „Aufgaben hinzufügen“. Er erscheint allerdings nur, wenn du mit deiner Maus über diese Stelle fährst.

 

 

Wenn ein Kundenauftrag abgeschlossen ist, verschiebe ich ihn in das Projekt „Kundenaufträge – abgeschlossen“.

 

 

3. Marketing: Redaktionsplan für Blog, Newsletter und Social Media

 

Meine Blogbeiträge, digitalen Briefe für „Liebe kreative Seele…“, Instagram– und Facebook-Posts organisiere ich ähnlich wie Kundenaufträge.

 

Für die Social Media-Posts habe ich mir ein separates Team mit den Kategorien „Posts – noch erstellen“ und „Posts – fertig“ angelegt. So behalte ich bei den Business-Aufgaben einfach einen besseren Überblick.

Die Texte für meine Posts schreibe ich direkt in die Aufgabenbeschreibung rein. So habe ich alles an einem Ort.

 

 

Für meine Blogartikel und Newsletter erstelle ich jeweils Aufgaben mit Erscheinungsdatum („Fälligkeitsdatum“) und Unteraufgaben mit Deadlines.

 

Beispiel – mein Workflow für einen Blogartikel („Unteraufgaben“):

  • Recherche
  • Entwurf
  • Text
  • Einstellen (Grafiken erstellen und in WordPress einarbeiten)
  • Kontrolle & Einplanen
  • Social Media-Posts

 

 

 

Wie du im Bild siehst, teile ich mir die Kategorie Blog & Newsletter auch in Monate ein. Die Social Media Posts gliedere ich nach Kalenderwochen.

 

 

Das Besondere: die vielen Ansichten

Was mir besonders gut an Asana gefällt, sind die vielen verschiedenen Ansichtsmöglichkeiten:

  • Liste „Meine Aufgaben“
  • große Kalenderfunktion pro Team
  • Kalenderfunktion in den einzelnen Projekten/ Kategorien

 

Wenn ich beispielsweise wissen möchte, was an einem Tag ansteht, kann ich mir meine Aufgaben und deren Unteraufgaben in einer Liste anzeigen lassen. Wichtig dafür ist, dass sie mir zugewiesen sind.

 

Wenn ich mir alles zusammen anschauen möchte, kann ich mir auch pro Team einen Kalender anzeigen lassen. Das mache ich gerne, wenn ich meine Woche plane und neue Termine vereinbare.

Da ich meine Social Media-Arbeit als extra Team eingepflegt habe, erhalte ich hier in der Kalenderfunktion eine Übersicht über alle Posts, die bereits in der jeweiligen Plattform eingeplant sind (grün) oder noch erstellt werden müssen (rot).

 

Wünsche ich mir eine Übersicht über meine Kundenaufträge, kann ich mir im Projekt „Kundenaufträge“ einen Kalender anzeigen lassen. Ebenso schön ist das bei Blogartikeln und Newslettern.

 

 

 

 

Wie gesagt, Asana hat noch viele tolle Features und sicher könnte ich das Potential dieses tollen Tools noch weiter ausschöpfen. Für mich ist das so gerade ein einfaches und und vor allem hilfreiches System.

 

Dank Asana kann ich meine Tage, Wochen und Monate besser ordnen und planen. Und so macht auch die Umsetzung viel mehr Freude. Ich habe viel mehr Freiraum und Zeit für alle meine Aufgaben. Seit ich Asana nutze, schaffe ich viel mehr.

 

Das Unternehmen selbst hat auch einen Blog mit prima Tipps.

 

Wenn du noch nicht das richtige Tool für deinen Workflow gefunden hast, dann probiere es doch mal mit Asana. Oder arbeitest du schon mit Asana? Dann schreib mir liebend gerne deine Erfahrungen und Tricks in die Kommentare!

 

 

 

 


So nutze ich Asana für meine Selbstständigkeit

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