Was fällt dir bei deinen Kundenprojekten am schwersten?

 

Deadlines einzuhalten? Zu wissen, wie viel du berechnen sollst? Mehrere Aufträge gleichzeitig zu bearbeiten? Nicht in Über- oder Unterforderung zu verfallen? Oder im Voraus ausgebucht zu sein?

 

Bei all diesen Herausforderungen der Selbstständigkeit hat mir etwas Einfaches und doch so Wesentliches weitergeholfen: ein klarer Kundenprozess.

 

Egal, ob es sich um die Texte einer Website oder ein Mentoring für die Schreibstimme handelt, jedes meiner Angebote hat einen immer wiederkehrenden Ablauf. Diesen Workflow zu kennen, aufzuschreiben und zu verfolgen hat mir entscheidende Vorteile gebracht.

 

Hast du schon definiert, was bei der Zusammenarbeit mit deinen Kunden von der Anfrage und dem Kennlerngespräch bis hin zur Abschlussrechnung und der Verabschiedung passiert?

 

 

 

 

6 Gründe, warum du deinen Kundenprozess definieren solltest

1. Du behältst einen sicheren Überblick

Als Selbstständige und Freelancer haben wir neben unserer eigentlichen Tätigkeit noch so viele andere Dinge zu managen: E-Mails, Social Media, Terminkoordination, Buchhaltung, Newsletter, … – Da verliert man schnell mal den Überblick!

 

Doch besonders in der Zusammenarbeit mit deinen Kunden sollte alles organisiert, professionell und wunschgemäß ablaufen.

 

Mit einem Workflow behältst du alles im Blick! Du kannst erledigte Aufgaben abhaken und weißt genau, welcher Schritt als nächstes kommt.

 

Das schenkt dir gleichzeitig mehr Sicherheit, Freiraum, Kreativität und Leichtigkeit.

 

Tipp: Für meine Kundenprozesse verwende ich das Projektmanagement-Tool Asana. Hier pflege ich jeden Kunden bzw. jedes Projekt ein. Wie ich dabei genau vorgehe und wie ich Asana auch noch für administrative Aufgaben und Marketing nutze, erfährst du in diesem Blogartikel: So nutze ich Asana für meine Selbstständigkeit. In diesem Beitrag habe ich auch den Workflow meiner Website-Projekte aufgelistet.

 

 

 2. Du kannst besser terminieren und planen

Hand aufs Herz: Wie oft warst du schon überfordert, weil du zu viele Kunden bzw. Klienten gleichzeitig hattest?

 

Ein weiterer großer Vorteil deines Workflows: Du kannst Start- und Endtermine besser bestimmen und somit einschätzen, wie viele Projekte du bearbeiten und annehmen kannst.

 

Bei deinen laufenden Kundenaufträgen wirst du jedem Kunden gerecht, ohne dabei auszubrennen oder Deadlines verstreichen zu lassen.

 

Bei Kennlerngesprächen kannst du die Starttermine mit deinen zukünftigen Kunden besser absprechen. Ich weiß, dass viele Interessenten ihre Projekte sofort bzw. schnellstmöglich beginnen möchten (eigentlich am liebsten schon vorgestern). Mit deinen Prozessen kannst du nun viel besser einschätzen, ob das für dich wirklich machbar ist.

 

Zudem ist es ein stolzes und sicheres Gefühl, wenn dir bewusst ist, dass du die nächsten Wochen/ Monate ausgebucht bist!

 

Tipp: Plane für jeden Auftrag Puffer ein! Es kann sein, dass dein Kunde bestimmte Informationen nicht rechtzeitig sendet, dass du dich nicht gut fühlst oder deine Kreativität gerade eine Pause macht. Mit Puffern kommst du nicht in Zeitdruck. Wenn du die Puffer nicht brauchst und die Ergebnisse eher zusendest, freuen sich deine Kunden.

 

 

3. Du kannst deine Preise besser kalkulieren

Zeit ist Geld.

 

Wenn du weißt, welche Aufgaben pro Auftrag anfallen und wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen, kannst du deine Preise besser kalkulieren.

 

In deinem Preis sollten nicht nur die Stunden eingerechnet sein, die du tatsächlich am Projekt arbeitest, sondern beispielsweise auch die Kommunikation mit deinem Kunden. – Das ist insgesamt alles deine Arbeitszeit!

 

Tipp: Lilli von LETTERS – Der Blog für Freelance-Texter hat einen wertvollen Artikel mit Beispielrechnung über dieses Thema geschrieben: So berechnest du deinen Stundensatz als freier Texter. Der Beitrag eignet sich natürlich auch für andere Freiberufler und Selbstständige.

 

 

4. Du kannst deine Arbeitsschritte vereinfachen

Du brauchst nicht immer wieder von Neuem anfangen!

 

Skizziere dir deinen Workflow und überlege, welche Schritte du automatisieren, vereinfachen und vorbereiten kannst.

 

Ich arbeite sehr viel mit Vorlagen. Sie sparen Zeit und Energie, sind hübsch aufbereitet, enthalten keine flüchtigen Tippfehler und sind einfach zu händeln.

 

Möglichkeiten für Vorlagen:

  • E-Mails
  • Angebote
  • Fragebögen
  • Präsentationen (z.B. bei Coaching/ Mentoring Sessions)
  • Infoblätter (z.B. Vorbereitung auf Fotoshooting)
  • Rechnungen

 

Tipp: Bei Vorlagen kann es rasch vorkommen, dass du Informationen übersiehst. Das können beispielsweise der Name, das Datum oder eine persönliche Anmerkung sein. Markiere dir daher die Stellen, die du individualisierst oder schreibe dir eine Checkliste.

 

 

5. Du kreierst Transparenz und Vertrauen für deine (potentiellen) Kunden

Viele Kunden arbeiten das erste Mal mit einem kreativen Dienstleister zusammen. Manchen fällt es schwer, die Arbeit an ihrem Business (aka Baby) in andere Hände zu geben. Und besonders in der Coaching-Branche dreht sich vieles um Vertrauen.

 

Mit einem transparenten Workflow kannst du deinem Kunden alle Details erklären und immer den nächsten Schritt aufzeigen.

 

Deine Interessenten wissen so schon im Vorfeld, wie eure Zusammenarbeit ablaufen wird, welche Aufgaben sie dabei haben und wie viel Zeit sie einplanen sollten.

 

Deine aktuellen Kunden können jederzeit genau überblicken, an welcher Stelle ihr euch gerade im Projekt befindet und wie es weitergeht. So fühlen sie sich geborgen und können sich ggf. besser vorbereiten.

 

Außerdem sehen deine Interessenten, Kunden und Partner den großartigen Wert, der in deiner Arbeit steckt.

 

Tipp: Bitte deine Kunden um Feedback zu eurer Zusammenarbeit. So erfährst du, wo bei deinem Prozess noch Potential schlummert. Wo wünschen sich deine Kunden noch mehr Aufmerksamkeit oder Hilfestellung? Was war vielleicht zu viel? Wo kannst du mehr Zeit einsparen?

 

 

6. Du kannst deinen einzigartigen Wert besser kommunizieren

Die gemeinsame Zeit mit deinem Kunden ist so viel mehr wert als ein einstündiges Fotoshooting, eine Coaching Session via Skype oder 90 Minuten Yoga. – Eure Zusammenarbeit sollte ein Erlebnis sein!

 

Dieses Erlebnis beginnt mit eurer ersten Begegnung und endet… hoffentlich nie.

 

Warum? Produkte und Dienstleistungen sind heutzutage austauschbar. Du hebst dich allerdings mit deiner Persönlichkeit, deinem Stil und deiner Arbeitsweise, also deinem Workflow, hervor.

 

Kommuniziere deine einzigartigen Vorteile in deinen Kennlerngesprächen, Angeboten und im Marketing! So ziehst du automatisch die Menschen an, mit denen du zusammenarbeiten möchtest.

 

Tipp: Weitere Anregungen dazu findest du in der Blog-Kategorie Kommunikation. Hier schon einmal drei beliebte Artikel:

Marketing für kreative Selbstständige: Worüber kannst du schreiben?

Deine Schreibstimme: Wie du Texte mit Persönlichkeit schreibst

Warum, Wie, Was: So kommunizierst du deine Botschaft richtig

 

 

 

Beispiel: Der Kundenprozess meiner Mentorings

Seit einigen Wochen biete ich meine Mentorings für kreative Selbstständige auch offiziell an. In diesen Mentorings begleite ich meine Kunden beispielsweise bei der Entwicklung der Schreibstimme, beim Schreiben ihrer Website-Texte, bei der Kreation des Blog-Konzepts oder auch bei der Erstellung ihrer Workflows.

 

Der Workflow meiner Mentorings:

  1. Anfrage/ Terminvereinbarung
  2. Kennlerngespräch
  3. Angebot und Zusage
  4. Erste Rechnung und Anzahlung
  5. Erstellung des gemeinsamen Ordners
  6. Vorbereitungszeit für Kunde mit Fragebogen und anderen Dokumenten
  7. Vorbereitung jeder Session
  8. Sessions
  9. Nachbereitung jeder Session und Verschicken der Zusammenfassungen
  10. Zweite Rechnung und Endzahlung (oder monatlicher Zahlungsplan)
  11. Verabschiedung
  12. (Gemeinsamer Blogartikel, wie beispielsweise der von Sina Paries und mir über ihre neue Website)

 

Während unserer gemeinsamen Zeit (ab Punkt 4) bekommen meine Kunden motivierende E-Mails zugeschickt. Das können beispielsweise inspirierende Sprüche oder Tipps zur Kraft der Sprache sein, die zu ihrer aktuellen Situation passen. Diese Nachrichten sind ein fester Bestandteil des Prozesses und im Asana-Projekt eingetragen.

Außerdem können sie mir bei Fragen, Unsicherheiten und Wünschen jederzeit schreiben.

 

Dieser Prozess klappt für mich prima. Das heißt aber nicht, dass er für dich oder andere Dienstleister und Kreative genauso funktioniert. Jeder hat seine eigenen Arbeitsschritte und seinen einzigartigen Stil (siehe Vorteil Nummer 6).

 

Ebenso ist es mir wichtig, dass du weißt, dass ein Workflow nie in Stein gemeißelt ist. Du kannst ihn für einen bestimmten Kunden individuell anpassen oder für dein komplettes Angebot noch einmal erneuern, wenn es nicht so gut läuft.

 

 

 

Wenn du deine Kundenprozesse definierst, kennst du deine Kapazitäten, wirst Deadlines zuverlässig einhalten, kannst deine Preise besser kalkulieren und weißt, wann du ausgebucht bist. Und vor allem: Du hast mehr Freude an deiner Arbeit, Kreativität und deinen Kunden.

 

Hast du deinen Workflow schon durchgeplant? Kommst du an einer bestimmten Stelle immer wieder ins Stolpern? Welcher Schritt bereitet dir am meisten Freude? Schreib mir liebend gerne in die Kommentare!

 

 


 

Hast du einen Workflow für deine Kundenaufträge?

Ein Gedanke zu „Hast du einen Workflow für deine Kundenaufträge?

  • 7. Februar 2018 um 16:46
    Permalink

    Vielen Dank für die Erwähnung meines Beitrags, Vanessa! 🙂 Ich bin gerade dabei, neue Angebote zu entwickeln, und werde mir deine Tipps zu Herzen nehmen. Das Gefühl, zu viel auf einmal zu machen, kenne ich nämlich gut. 😉 Danke für den hilfreichen Artikel!
    GLG Lilli

    Antworten

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